ระบบสารสนเทศ

ความหมายและกระบวนการทำงานของระบบสารสนเทศ

ระบบสารสนเทศ (Information System ) หมายถึง ระบบของการจัดเก็บ ประมวลผลข้อมูล โดยอาศัยบุคคลและเทคโนโลยีสารสนเทศในการดำเนินการ เพื่อให้ได้สารสนเทศที่เหมาะสมกับงานหรือภารกิจแต่ละอย่างกระบวนการทำงาน

  ระบบสารสนเทศประกอบด้วยกระบวนการทำงานหลักๆ ดังนี้

   

1.การนำข้อมูลเข้า(Input)เป็นการนำข้อมูลดิบ(Data) ที่ได้จาการเก็บรวบรวมเข้าสู่ระบบ  เพื่อนำไปประมวลผลให้เป็นสารสนเทศ เช่น บันทึกรายรับรายจ่าย บันทึกผลการเรียนของนักเรียน  จำนวนนักเรียนในนระดับชั้นมัธยมศึกษาตอนต้น เป็นต้น

   

2.การประมวลผล (Process)  เป็นการคิด  คำนวณ  หรือการแปลงข้อมูลดิบให้เป็นสารสนเทศ  อาจทำได้ด้วยการเรียงลำดับ  การจัดรูปแบบ  การเปรียบเทียบ  ตัวอย่างเช่นการคำนวณรายได้ของผู้ปกครอง  การหาค่าเฉลี่ยของน้ำหนักและส่วนสูงของนักเรียนทั้งห้อง

   

3.การแสดงผล (Output) เป็นการนำผลลัพธ์ที่ได้จากการประมวลผลมาแสดงในรูปแบบที่ผู้ใช้ต้องการ  เพื่อช่วยในการตัดสินใจ การนำเสนอหรือรายงานต่อไป

4.การจัดเก็บข้อมูล(Storage) เป็นการจัดเก็บข้อมูลดิบและสารสนเทศทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับระบบสารสนเทศ เพื่อใช้ในครั้งต่อเพื่อเปรียบเทียบกับขอ้มูลใหม่ หรืออื่นๆตามที่ผู้ใช้งานต้องการ

ประเภทของระบบสารสนเทศ 
  

ระบบสารสนเทศจำแนกตามโครงสร้างองค์การ (Classification by Organizational Structure)

การจำแนกประเภทนี้เป็นการจำแนกตามโครงสร้างขององค์การ ตั้งแต่ระดับหน่วยงานย่อยระดับองค์การทั้งหมด และระดับระหว่างองค์การ

    

    1. สารสนเทศของหน่วยงานย่อย (Departmental information system)

หมายถึงระบบสารสนเทศที่ออกมาเพื่อใช้สำหรับหน่วยงานใดหน่วยงานหนึ่งขององค์การ โดยแต่ละหน่วยงานอาจมีโปรแกรมประยุกต์ใช้งานใดงานหนึ่งของตนโดยเฉพาะ เช่น ฝ่ายบุคลากรอาจจะมีโปรแกรมสำหรับการคัดเลือกบุคคล หรือติดตามผลการโยกย้ายงานของเจ้าหน้าที่ในหน่วยงาน โดยโปรแกรมทั้งหมดที่เกี่ยวข้องของฝ่ายบุคลากร จะมีชื่อว่าระบบสารสนเทศด้านทรัพยากรมนุษย์ (Human resources information systems)

    2. ระบบสารสนเทศของทั้งองค์การ (Enterprise information systems)

หมายถึงระบบสารสนเทศของหน่วยงานที่มีการเชื่อมโยงกับหน่วยงานที่ทั้งหมดภายในองค์การ หรืออีกนัยหนึ่งก็คือองค์การนั้นมีระบบสารสนเทศที่เชื่อมโยงทั้งองค์การ

   3.ระบบสารสนเทศที่เชื่อมโยงระหว่างองค์การ (Interorganizational information systems-IOS) 

เป็นระบบสารสนเทศที่เชื่อมโยงกับองค์การอื่นๆ ภายนอกตั้งแต่ 2 องค์การขึ้นไป เพื่อช่วยให้การติดต่อสื่อสาร หรือการประสานงานร่วมมือมีประสิทธิภาพมากขึ้น โดยการผ่านระบบ IOS จะช่วยทำให้การไหลของสารสนเทศระหว่างองค์การหรือทั้งซัพพลายเชน (Supply chain) เป็นไปโดยอัตโนมัติ เพื่อใช้ในการวางแผน ออกแบบ การพัฒนา การผลิต และการส่งสินค้าและบริการ

องค์ประกอบของระบบสารสนเทศ

มี 5 องค์ประกอบ  ได้แก่  ฮาร์ดแวร์   ซอฟต์แวร์   ข้อมูล บุคลากร  และขั้นตอนการปฏิบัติงาน

1.ฮาร์ดแวร์เป็นองค์ประกอบสำคัญ หมายถึง เครื่องคอมพิวเตอร์และอุปกรณ์รอบข้าง

2.ซอฟต์แวร์หรือโปรแกรมคอมพิวเตอร์ เป็นชุดคำสั่งที่สั่งให้ฮาร์ดแวร์ทำงาน

3.ข้อมูล เป็นส่วนที่จะนำไปจัดเก็บในเครื่องคอมพิวเตอร์

4.บุคลากรเป็นผู้ที่มีส่วนเกี่ยวข้องกับงานคอมพิวเตอร์

5.ขั้นตอนการปฏิบัติงาน เป็นสิ่งที่จะต้องเข้าใจเพื่อให้ทำงานได้ถูกต้องเป็นระบบ

ประโยชน์ของสารสนเทศ

ข้อมูลและสารสนเทศนับว่ามีประโยชน์ต่อการนำไปใช้บริหารงานด้านต่าง ๆ มากมาย อาทิเช่น

1. ด้านการวางแผน สามารถนำสารสนเทศไปใช้ในการวางแผนเกี่ยวกับการจัดการองค์การ การบริหารงานทรัพยากรมนุษย์ กระบวนการผลิตสินค้า การตลาด เป็นต้น

2. ด้านการดำเนินงาน สามารถนำสารสนเทศไปใช้ในการดำเนินงานต่าง ๆ เช่น ใช้เพื่อควบคุมหรือติดตามผลการปฏิบัติงานให้สอดคล้องกับกฎระเบียบ วัตถุประสงค์ และเป้าหมายขององค์การ

3. ด้านการตัดสินใจ สามารถนำสารสนเทศไปใช้ในการตัดสินใจเพื่อเลือกแนวทางหรือ ทางเลือกที่มีปัญหาน้อยที่สุด ในการแก้ปัญหาต่าง ๆ การมีสารสนเทศที่สมบูรณ์ ทันสมัย และครบถ้วนจะช่วยให้การตัดสินใจถูกต้อง รวดเร็ว และมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น